Digitaliser les Greffes des Tribunaux de Commerce

De nos jours, il est plus qu’important que de considérer les solutions digitales pour orienter et simplifier les accès à l’information des visiteurs. Tous les secteurs d’activité sont concernés, y compris le secteur de la justice.
Les Tribunaux de Commerce par le biais des Greffes, gèrent des flux importants de visiteurs et les bornes d’accueil, les bornes de démarches administratives, ou les solutions d’affichage dynamique sont des outils incontournables pour apporter un service de qualité.

Pourquoi digitaliser les tribunaux de commerce ?

Un Greffe du Tribunal de Commerce, comme tout autre lieu recevant du public, se doit d’offrir un parcours visiteur fluide. Il est stratégique de digitaliser les zones de passage intense afin de faciliter la venue des visiteurs et de les orienter efficacement vers leur lieu de rendez-vous.
Les solutions digitales sont à même de s’adapter aux normes de sécurité et de procéder au contrôle d’accès.

LES ZONES STRATÉGIQUES À DIGITALISER

  • L’accueil : Il s’agit de la première zone de contact avec le visiteur. Il est primordial lors de son arrivée de procéder à son enregistrement et de qualifier sa venue pour ensuite l’orienter vers son lieu de rendez-vous.
  • Les démarches : Les visiteurs ayant besoin d’effectuer une démarche administrative liée au Registre du Commerce ou simplement d’information sont amenés à solliciter de l’aide au guichet.
    Cependant la fréquentation de celui-ci n’a de cesse d’augmenter et il est important de permettre à vos agents de se concentrer sur des tâches plus complexes ou du conseil.
    Par ailleurs, la mise en place de la loi Pacte aura certainement une incidence sur le « nouveau public » fréquentant votre accueil, et des engorgements sont à prévoir à l’accueil.
    Les bornes interactives multi-services sont des solutions digitales idéales pour prendre le relai sur des tâches répétitives et à moindre valeur ajoutée. Les visiteurs peuvent gérer très simplement et en toute autonomie de nombreuses formalités, des commandes d’impression et d’encaissement.
  • L’orientation : Un visiteur se rendant pour la première fois dans un tribunal de commerce aura besoin d’indications. La mise en place de moniteurs ou de totems permettront de proposer un guidage dynamique jusqu’à la destination finale et de limiter l’encombrement de l’accueil.
  • Les salles d’audience :
    Il est primordial d’améliorer la fluidité du déroulé d’une audience pour le Greffe du Tribunal de Commerce. Ainsi, équiper ses salles de solutions digitales permet de suivre :
    – la planification des audiences de la journée
    – le déroulé d’une audience en cours avec le rôle des affaires
    – l’appel et le suivi des affaires de manière dynamique

Les avantages de la digitalisation dans les tribunaux de commerces

Accueillez vos visiteurs

La qualification des besoins du visiteur permet une orientation plus efficace. Accueillir les visiteurs avec une solution digitale décharge les agents de tâches redondantes et à faible valeur ajoutée. De plus, cela offre au visiteur une certaine autonomie et du temps pour s’organiser.

Informer des audiences en cours et à venir

En utilisant des ressources telles que l’affichage dynamique, indiquez en temps réel le planning des audiences, l’affaire en cours. Vous fluidifiez l’organisation et la gestion de l’audience.

Orientez et accompagnez vos visiteurs

Il est essentiel d’orienter ses visiteurs dès leur arrivée dans l’enceinte du Tribunal de Commerce. Ainsi, grâce aux différentes solutions digitales, vous pouvez simplement les guider vers les lieux d’information, les salles d’audience ou les lieux de rendez-vous.

Améliorez la communication interne

Informez vos visiteurs, les magistrats et les auxiliaires de justice. Diffusez des informations importantes – affichage légal, actualités liées au secteur, audiences à venir. Tous les média sont acceptés : enchaînements de textes, photos, vidéos, animations … Vos messages seront plus impactant.

Nos solutions digitales

LES BORNES AU SERVICE DES TRIBUNAUX DE COMMERCE

Digitalisez votre accueil

Afin d’accueillir et d’aider à renseigner votre audience, une borne d’accueil digitale est une solution non négligeable en termes de coût et de disponibilité. Elle permet d’une part à vous aider à qualifier la demande de vos visiteurs tout en optimisant leur prise en charge et en améliorant considérablement l’image de votre établissement.
Toute personne peut par son biais accéder à de nombreuses informations que vous souhaitez partager sur le tribunal de commerce :

  • Horaires et services disponibles
  • Guider l’utilisateur vers le bon service
  • Messages interactifs et informatifs
  • Gestion des rendez-vous

Ainsi, vous désengorgez votre accueil tout en permettant à vos agents de gagner du temps pour effectuer ses tâches prioritaires.

La borne K12 est l’outil idéal pour gérer cet espace. Un compromis entre design, technologie et confort de l’usager. D’une simplicité d’utilisation sans pareil, c’est un pupitre d’accueil interactif parfaitement adapté à l’utilisation du client. Modulable en fonction de vos besoins, elle peut être dotée d’un écran de 22 à 55 pouces orientable, une webcam, d’une imprimante ou même d’une prise USB afin de s’intégrer au mieux à votre établissement. Son design est quant à lui entièrement personnalisable, que ce soit en termes de peinture ou d’ajout de stickers informatifs.

Un extrait Kbis ou autres documents en libre-service

Iagona vous permet de fluidifier votre service d’impression d’extrait Kbis grâce à la borne MK Bis. La MK Bis est une borne digitale d’impression créée en France par les équipes de recherche et développement de Iagona .
Déployée pour la première fois en 2007, sous le nom de « Cube Systèmes » cette borne n’a cessé d’être amélioré la base du retour d’expérience de nos clients et les connaissances de Iagona.

Dotée d’une imprimante A4 professionnelle, elle vous permet d’imprimer des extraits Kbis, ainsi que les documents du RCS sur du papier sécurisé. La MK-Bis intègre un terminal de paiement avec ou sans contact facilitant les transactions. La borne est équipée d’une imprimante 80mm pour délivrer un reçu de paiement mais proposera également l’édition de factures sur papier A4. Le service quant à lui est singulièrement intuitif : il suffit à l’utilisateur de renseigner la raison sociale de son entreprise ou son numéro de SIREN pour accéder rapidement aux documents disponibles dans la base de données du Greffe. La commande des documents s’effectue sur l’interface, et les impressions se lancent automatiquement après validation du paiement.

Iagona vous garantit un service fiable avec la maitrise de tous les process de développement et d’intégration à vos systèmes d’information. Le logiciel Kbis Express s’interface avec vos applicatifs métiers : MyGreffe, Amitel, et Lutecia

L’AFFICHAGE DYNAMIQUE AU SERVICE DES TRIBUNAUX DE COMMERCE

L’affichage dynamique est utilisé aussi bien comme support de communication que pour l’orientation des visiteurs. Affichez vos spécificités légales, les informations de visites ou de présences, ou tout autre information liée à votre tribunal du commerce.

Grâce à notre logiciel d’affichage dynamique Neoscreen, gérez votre communication en toute simplicité. Créez vos playlists de diffusion, gérez en temps réel les modifications d’informations, ou programmez vos diffusions à l’avance. De plus, avec les extensions développées pour l’orientation et l’accueil des visiteurs, transformez vos supports en réel atout pour votre Tribunal de Commerce.

LOGICIEL D’AFFICHAGE DYNAMIQUE

Avec l’affichage dynamique Neoscreen, affichez vos vidéos et vos messages interactifs directement sur votre pupitre digital. Informez vos consommateurs et mettez en avant vos offres du moment.

En savoir plus

LES EXTENSIONS DE NEOSCREEN

L’extension logicielle SignEx vous permet de transformer vos moniteurs et totems en supports de signalétiques dynamique. Ils orientent ainsi vos visiteurs vers les différents couloirs de votre site.

Avec notre extension logicielle WaitEx, gérez vos files d’attente en toute simplicité. Dans les lieux d’attente, auprès d’un guichet, organisez le traitement des visiteurs grâce à notre logiciel de gestion de file d’attente automatisé.

Nos supports de diffusion sont compatibles avec notre extension de plan interactif, MapEx. Offrez à vos visiteurs la possibilité de trouver plus rapidement leur chemin, de se localiser sur un plan ou encore d’afficher les chemins PMR. S’orienter devient un jeu d’enfant.

Marc FLORIMOND

Commercial Iagona Sud Est

Mob. : +33 (0)6 04 59 28 64

Mail. : marc.florimond@iagona.com

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